当前国内中小企业信息化建设整合之道

中小企业是国民经济和社会发展的重要力量,在创新产业发展中具有不可替代的重要作用,因此,搞好中小企业信息化是国家信息化发展战略的一个重要的组成部分,也是提高中小企业竞争力的重要内容。

然而如今中小企业传统、复杂、异构的信息化环境却让CIO们感到十分棘手,举步维 艰。如今不少中小企业已上马了三个以上软件系统,比如OA、ERP、CRM、HR、BI以及财务软件,但这些软件的数据格式、数据库类别、操作系统、应用 系统等都不尽一样,位置分散相互独立,甚至一些中小企业在同一个系统下的财务、办公、销售、生产等系统也各自独立。

最关键的问题是这些异构系统之间成为多个应用和数据的孤岛,难于共享数据和资源,相 互之间不能互为数据备份,数据的完整性和可用性差,企业决策者无法集中看到所有关键数据,难于及时掌控各种准确有效数据,因而大大提高了企业营运成本,减 弱了企业市场快速响应力,也大为降低中小企业综合竞争力。一些中小企业老旧IT系统甚至"陷于不义",产生自相矛盾、过时错误的数据信息,使企业在错误时 间错误地点做出了错误的决策,贻害不浅。

因此面对日益繁复庞杂的IT系统中小企业如何来科学有效地统筹管理?如何将不同时期 的不同新旧系统进行整合,简化管理和操作流程,消除数据孤岛、信息孤岛,降低IT系统总体拥有成本,提高业务服务水平,发挥最大的效益,并创造优异的灵活 性来适应未来的业务变化,是每个中小企业都必须解决的重要而迫切话题。

首先以中小企业最常用的OA、ERP两大软件系统的运用及整合为话题,抛砖引玉,重点阐述IT系统兼容、整合的思想、方向。

OA、ERP作为目前中小企业管理两大软件,ERP涉及物流、生产、财务等企业数据的处理和分析,OA系统则用于无纸化办公,是企业的工作审批和知识管理平台。

ERP在企业运用中包含分销、制造、财务三大部分,涉及采购管理、仓库管理、库存控 制、生产计划、分销计划、车间控制、质量管理、工资管理、人力资源等近三十个模块;企业经营管理也需要协同OA办公系统,OA主要涉及公文管理、会议管 理、档案管理、人事管理、客户信息管理、电子邮件、电子公告以及论坛系统等模块,对于企业的文件、档案、资料、资产、用品等的管理也是必不可少的。所以 OA不能取代ERP,同样道理ERP也不能取代OA。

然而,在如今以"知识管理"为核心的全新智能管理系统日渐盛行,OA、ERP、 CRM等系统陆续引入的同时,许多中小企业不能不面对这样一个重大事实:这些系统大都自以为是、各自为政,常形成信息孤岛,无法形成整合效应来帮助企业进 行更高效的管理决策,因此业界一直在努力探索: OA系统与ERP系统是否存在着接口、集成问题,两者如何充分融合协同,互为促进,以为用户单位节省资源、发挥最大效用?

比如,某个大集团下属企业多,地域大,分布杂,它最大希望就是一个大ERP系统上能 具有OA功能,而不需另外再买OA;而对一个中小企业而言,ERP投资巨大,建设周期长,它希望买一个好的OA系统,OA系统也具有ERP部分功能,能满 足一些基本考勤、工资核算等数据分析、统计、汇总功能,而不必再买ERP。起码,上了 ERP也上了OA,企业老总能通过OA的综合查询系统可以像阅读EMAIL一样方便地了解由ERP系统汇总转换而来数据、报单吧?而不是各自为政互为割 裂,无法调用。

再者,在一个同时上马了OA、ERP系统的中小企业里,在有关借款报销的集成上,它 很希望能先通过OA系统实现有关支付流程的审批,然后把审批金额写入ERP的AP模块,形成相关发票数据,再进行支付操作;再如有关考勤信息的集成,企业 也希望能通过OA实现员工请假申请审批流程,审批通过后直接把考勤信息写入ERP中的HR模块进行考勤统计、薪酬计算;还如员工绩效考核的集成,企业也希 望能通过OA系统进行员工考评文件的审批,审批后把结果写入ERP中的人力资源绩效考核模块个人信息中进行细化。

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