协同管理再造企业门户
巴比伦是一座令人神往的古城,它位于幼发拉底河和底格里斯河的交汇处。那是一座古代两河流域地区最壮丽最繁华的都城,古城里最壮观的建筑物,就是尼布甲尼撒王宫和著名的“空中花园”,以及巴别通天塔。

  《圣经·旧约》上说,人类的祖先最初讲的是同一种语言。他们决定修建一座可以通到天上去的高塔,这就是巴别通天塔。他们用砖和河泥作为建筑的材料,很快,高高的塔顶就冲入云霄。上帝得知此事,下凡视察,不禁惊叹,心想,人们讲同样的语言,就能建起这样的巨塔,日后还有什么办不成的事情呢?于是,上帝决定让人世间的语言发生混乱,使人们互相言语不通。没有沟通,人们无法协同工作,通天塔就被迫停工了。由此可见协同是件多么重要的事情。

  通天塔的故事,是公元前1800年的事情了。斗转星移,直到20世纪60年代,美国战略管理学家伊戈尔·安索夫(H. Igor Ansoff)才在《公司战略》一书中提出了协同的理念。书中指出,所谓协同,就是指企业通过各业务单元的相互协作,可以使企业整体的价值大于各独立组成部分价值的简单加总。简单地说,就是“1+1>2”。自从协同的理念引入企业管理领域,协同理论就成为企业管理战略的理论基础和重要依据。基于协同理念的战略可以像纽带一样把企业的业务有机联系起来,从而使企业可以更有效地利用现有的资源和优势开拓新的发展空间。现代企业的协同主要体现在人力、设备、资金、知识、技能、关系、品牌等资源的共享,从而降低成本、分散市场风险、实现规模效益。所以,可以毫不夸张地说,协同就是生产力。企业如此,政府亦如此。

  在现代信息技术条件下,怎样才能更好地利用现有信息资源达到协同呢?答案就是整合。从我国企业信息化建设的历史分析,企业信息化建设一直是由管理需求和技术发展两个引擎推动的。从管理需求的角度看,20多年改革开放过程之中,国内企业开拓进取,管理水平不断提高,由于管理的分级和组织的细化,信息系统的建设就围绕着不同的管理阶段和管理职能来展开,如采购系统、生产系统、销售系统和财务系统等等,这些系统将一个完整的业务链设计成一个一个的管理单元。从技术的发展角度看,由于各企业的经验和从事的服务范围限制及平台、工具的不统一,加上管理过程和管理系统的规范标准缺失,使得各个信息系统之间的兼容性和集成性成为问题。要解决这些问题,就得把这些信息系统整合起来,用一个统一的平台与与企业的财务、人事、生产、销售、物流等业务系统挂接,并很好地协调工作。

  协同门户系统就是这样的平台,一般来说,门户的整合性主要体现在下面几个方面:

  首先是身份的整合,通过对挂接在门户系统平台上的所有应用系统的身份验证系统的整合,让最终用户、合作伙伴以及企业员工等各类用户只要登入门户一次,就可以使用同一个使用者凭证,在门户系统中畅行无阻。使用者不必因为使用挂接在门户系统上的不同应用系统而被多次要求登入。不同的系统用户将通过统一的界面来应用和实现商务活动。

  第二是应用整合,门户系统作为沟通企业内部应用系统的中心平台,无缝地集成企业的内容、商务和社区,将企业内相对独立的不同的服务功能、不同的应用系统整合在一起,应用系统产生的数据通过门户平台的处理流转到相关应用系统之中,企业内部的应用系统成为一个协调运转的有机整体。它允许客户、雇员、合作伙伴或供应商直接连接业务流程,不需要繁琐地、深入地了解后台细节就可以进行自我服务,从而实现了企业资源的巨大节约,同时能把业务市场扩展到Internet领域。

  第三是内容整合,门户系统从多个来源聚合存储在企业内部和外部的各种信息,通过审核流程进行动态发布,为订阅者提供实时、个性化、及过滤后的内容及服务,同时提供完善的搜索功能,实现信息和知识的收集、分析、增值和共享。

  目前市场上有不少门户产品提供商,例如微软、IBM、富士通、明基等厂商的门户产品被广泛应用,为国内众多企业解决了协同的问题。值得一提的是明基的门户产品,该公司利用自己的产品搭建了一个支撑其全球业务的门户平台,明基全球九万多员工利用该门户系统处理80%以上的业务,并不断向深层次方向发展,可谓协同的典范之作。